Indicadores de Gestión – Medir Productividad con Indicadores de Gestión

28 abril, 2012 · 1 comentario

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Los Indicadores de Gestión son aquellos que nos informan acerca de los efectos que provocaron las acciones que hemos tomado tiempo atrás dentro de una Organización.

Los Indicadores de Gestión son útiles para medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad. Entendida esta última como la ponderación de eficacia y eficiencia.

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También son útiles para medir el rendimiento de los colaboradores de una Organización a través de indicadores que denominamos Indicadores de Gestión de Productividad.

En esta oportunidad, nos vamos a referir en particular a este último, el que nos ayudará a medir la Productividad de los colaboradores.

¿Alguna vez te has preguntado cuánto contribuye un colaborador al éxito de tu organización?

Cada colaborador ayuda a aumentar y mejorar los ingresos que genera tu Empresa.  Ésta es otra de las razones por las cuales es importante monitorear, a través de Indicadores de Gestión el rendimiento de cada uno de tus colaboradores.

Sí, ya sé que no es fácil hacerlo. Tal vez tú lo estés pensando también en este instante.

Si es así, déjame informarte que la dificultad está básicamente en la ausencia de técnica y metodología.

indicadores de gestion medir baja 150x150 Indicadores de Gestión   Medir Productividad con Indicadores de GestiónDurante muchos años, Organizaciones de todo el mundo han estado luchando para inventar métodos que funcionen para medir el rendimiento del empleado o lo que llamamos la Productividad de los Colaboradores.

Desde cálculos complejos para llevar a cabo sistemas de evaluaciones de desempeño hasta simples hojas en Excel, se han ideado en el tiempo numerosas formas para identificar  y medir el aporte de valor de cada colaborador.

Estos métodos para medir la productividad de los colaboradores se concentran en Indicadores de Gestión de la Productividad.

Cómo crear Indicadores de Gestión para medir la Productividad

Para poder medir la productividad, debes conocer el propósito de la medición, el método a utilizar y el resultado deseado en cada proceso que vas a implementar.

Necesitas responder por qué deseas medir, cómo vas a medir y -después de medir lo que corresponda- adoptar el curso de acción deseado.

Veamos cómo hacerlo paso a paso:

  • Por qué deseas medir: responde a las metas y objetivos que son establecidos por la organización.
  • Cómo vas a medir: se relaciona con los Indicadores de Gestión; es decir, con las métricas de productividad.
  • El curso de acción: sugiere las acciones que tendrás que tener en cuenta para realizar tus objetivos y metas.

Asumimos que las metas y objetivos las describes antes de que los Indicadores de Gestión y sus Métricas de Productividad sean aplicados. ¿Estamos de acuerdo?

Entonces, recién allí (después de describir metas y objetivos) es cuando aplicamos Indicadores de Gestión y sus Métricas de Productividad para identificar la medida que debemos tomar para lograr esas metas y objetivos que llamamos Factores Críticos de Éxito.

¿Cómo implementar los Indicadores de Gestión?

Para que puedas aplicar cualquier Métrica de Productividad, es importante que identifiques cómo has anticipado cada uno de sus elementos contribuyentes.

Los elementos de las Métricas de Productividad son los mismos que en cualquiera de los otros Indicadores de Gestión. Es decir:

  • el nombre de la métrica
  • la descripción de la métrica
  • el procedimiento de medición
  • la frecuencia de medición
  • la estimación de umbrales
  • los umbrales actuales
  • el valor objetivo
  • las unidades

En los Indicadores de Gestión, la métrica y descripción identifican qué debe medirse.

La frecuencia y el procedimiento de medición hablan sobre cómo se mide y la frecuencia con la cual se mide la métrica respectivamente.

La estimación de umbrales habla de cómo se calculan los umbrales. En los Indicadores de Gestión, por umbrales actuales nos referimos a la gama actual de valor que se considera normal para la métrica.

Valor de destino es el mejor valor posible de la métrica y las unidades son las unidades en que se medirá la métrica.

Una vez que has ingresado toda la información en una planilla de Excel, deberás entender cómo interpretar la misma.

Veamos un ejemplo

indicadores de gestion ventas baja 150x150 Indicadores de Gestión   Medir Productividad con Indicadores de GestiónImaginemos que eres el Gerente de Ventas de una Empresa y quieres analizar el rendimiento de tus vendedores. Quieres saber cuánto ha contribuido cada empleado al crecimiento de tu empresa. En este caso, el Indicador de Gestión que vas a aplicar puede ser “Rendimiento de Ventas por Vendedor”.

La descripción métrica indicará el propósito. En este supuesto, la descripción métrica será “para calcular la contribución de cada vendedor hacia el crecimiento de la Empresa”.

Dentro de los Indicadores de Gestión, el procedimiento de medición identifica el método que eliges para medir el trabajo realizado por cada vendedor. En este caso, vamos a suponer que es una fórmula que devuelve el número de ventas realizadas por cada vendedor por día durante un mes.

  • Frecuencia de medición es la duración de medición; en tu caso, debería ser diaria.
  • Estimación de umbral, en tu caso, significaría el máximo número esperado de ventas que debe realizarse por un vendedor por día.
  • Umbral actual podría representar el número de ventas realizadas por cada vendedor en la actualidad.
  • Valor objetivo sería mostrar la diferencia entre las ventas reales y las esperadas, indicando el número de ventas adicionales que el vendedor tendrá que realizar para alcanzar los objetivos.
  • Los datos se ponen a disposición mediante el seguimiento de la información de ventas diaria con ayuda de una tabla en Excel.

En este software, uno de los elementos que proponen los Indicadores de Gestión son los Indicadores de Rendimiento Clave (KPI) que te ayudarán a recopilar, analizar y evaluar a cada vendedor.

Tras identificar los elementos clave en los Indicadores de Gestión, surge el reto de seleccionar la mejor métrica posible. Seleccionar cualquier métrica, a menudo, no es fácil debido al hecho de que cada métrica tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas.

Dentro de los Indicadores de Gestión, cada métrica que se utiliza para realizar un seguimiento de la productividad seguirá siempre un procedimiento que comienza con la recopilación de datos, seguidos de analizar esos datos y, finalmente, responder a la información resultante.

A medida que avanzamos en la era de la información, la recopilación de datos ya no es un desafío. Normas, automatización y tecnologías contribuyen inmensamente a acelerar el procedimiento de medición de la productividad.

Para poder seleccionar la Métrica de Productividad adecuada, es vital identificar completamente las metas y objetivos de la Organización. Esto ayuda a determinar los factores clave que contribuyen a alcanzar esas metas y objetivos.

Indicadores Basura

Cuando no se identifican claramente metas y objetivos, se corre el riesgo de crear Indicadores Basura. Llamo así a aquellos Indicadores de Gestión que no sirven para medir absolutamente nada.

Por ejemplo: para medir “Capacitación de Vendedores”, algunas organizaciones utilizan erróneamente el indicador “Horas de Capacitación”… ¡Están midiendo Horas Nalga!

Solo si identificas claramente metas y objetivos puedes determinar los factores clave, que son los que llamamos –dentro de los Indicadores de Gestión- como Indicadores Clave de Rendimiento (KPI).

Estos KPI, luego, se utilizan para evaluar correctamente el estado actual de éxito y prescribir un curso de acción que conduce hacia el logro de las metas y objetivos fijados.

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Ahora que ya conoces cómo hacer las mediciones, te invito a que tomes más conocimiento sobre Indicadores de Gestión.

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JOSE PRADO ROJAS mayo 23, 2012 a las 15:03

Realmente el tema de indicadores es supremamente importante, tanto en organizaciones para medir procesos al interior de ellas, lo mismo sucede en los planes de desarrollo de un pais, como en las entidades territoriales o municipios. por ejemplo en una meta,
nombre de la meta : carretera pavimentada
unidad: kilometros
meta : 98
bajo estos parametros el indicador sera : kilometros pavimentados

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