Cuando te preguntamos si estás seguro de tener un Balanced Scorecard, mencionamos que los dos elementos más conocidos que componen el BSC o Cuadro de Mando Integral son el Mapa Estratégico y la Matriz que facilita su gerenciamiento.

Analizado ya el Mapa en el artículo anterior, ahora vamos a ocuparnos de la Matriz.

Función de la Matriz en un Sistema de Ejecución

El ciclo de cualquier Sistema de Ejecución debe permitir realizar dos tipos de tareas:

1. Monitoreo: Tareas continuas de control y siguimiento de la ejecución, para lograr detectar desviaciones respecto de la planificado inicialmente y poder así realizar las modificaciones y/o correcciones que se consideren pertinentes.

2. Evaluación: Tareas de valoración o evaluación del logro de los resultados y objetivos propuestos, para lograr las conclusiones y recomendaciones necesarias que se incorporarán en futuras planificaciones.

Ejemplo de Matriz desarrollada en Excel para cumplir ambas tareas (Más información en http://tablerodecomando.com/software):

Tanto el monitoreo como la evaluación implican un control. Pero hay una diferencia fundamental entre ambos conceptos: el monitoreo o seguimiento centra su atención en lo operativo (actividades, recursos, plazos, costos) y en sus resultados más inmediatos (productos o servicios) mientras que la evaluación actúa sobre los objetivos más amplios.

Cómo gerenciar el logro del Mapa Estratégico

Si una organización trabaja con un balanced scorecard y, por lo tanto, tiene su mapa estratégico, debe gerenciarlo a través del monitoreo y la evaluación de los objetivos insertos en él.

Para eso, debe contar con una estructura y un sistema de información con indicadores apropiados, además de una identificación precisa de las fuentes de verificación.

Ejemplo de gráficos de la matriz de seguimiento del software Tablero de Comando Full (más información en http://tablerodecomando.com/software):

Esta forma de trabajar, permitirá valorar en qué medida la ejecución del mapa estratégico contribuye a transformar la realidad y mejorar la situación organizacional. Y también hará posible comprobar el grado de satisfacción de los colectivos con los que la organización trabaja o su propia gestión interna, sus programas y servicios, etc.

Para lograr esto, los objetivos estratégicos insertos en el mapa deben tener asignados indicadores que permitan:

• Comprobar en qué momento se alcanzan
• Evaluar periódicamente el progreso o el grado de avance hacia su logro

Los indicadores son los que convierten a los objetivos del mapa estratégico (también los resultados) en términos medibles. Son los índices que expresan el nivel de éxito esperado (la meta) y los que muestran si se está produciendo algún avance hacia el logro de un objetivo y en qué medida. Lo hacen comparando los resultados reales con los previstos, ofreciendo así una base cierta para la toma de futuras decisiones.

Tipos de Indicadores

Por lo general, en la ejecución del Mapa Estratégico, coexisten –por lo menos- dos tipos de indicadores:

a. Indicadores directos o KPI (Key Performance Indicators), que marcan los resultados logrados sobre el objetivo al cual están asociados. Si los objetivos están definidos de manera precisa, son fáciles de seleccionar. Por ejemplo: para medir el aumento del empleo de las mujeres mayores de 45 años, el indicador sería el número de contratos laborales firmados con este sector etario en un periodo dado.

b. Indicadores indirectos o Proxy, que –por ser de carácter multidimensional, genérico o ambiguo- solo nos aproximan a la naturaleza del objetivo desde alguna perspectiva, por lo cual es conveniente utilizar más de un indicador por cada objetivo. Por ejemplo para medir mejorar la satisfacción de los clientes, un indicador sería el porcentaje de mejora en la satisfacción de clientes y otro, la reducción en la cantidad de quejas de clientes.

Cómo formular un Indicador en 5 sencillos pasos

Un indicador debe ser verificable de manera objetiva y no prestarse a ningún tipo de interpretación. Por eso, para formularlo, conviene implementar 5 sencillos pasos.

Por ejemplo, para el objetivo “Aumentar la captación de recursos financieros para el funcionamiento de la empresa en la sucrusal 2”, la definición del indicador sería:

1. Identificar la variable (volumen de ingresos recaudados)
2. Definir el colectivo de referencia (clientes de la sucursal 2)
3. Cuantificar (20%)
4. Indicar el tiempo (entre julio y diciembre de 2013)
5. Localizar (en la ciudad de Buenos Aires)

Cuanto mejor esté definido el objetivo, más fácil resultará asignarle un indicador capaz de traducirlo. Si el objetivo es poco claro o muy general generará problemas al momento de elegirle un indicador apropiado.

Otros elementos para gerenciar el Mapa Estratégico

Además de los objetivos y sus indicadores, una matriz para gerenciar el mapa estratégico de una organización debe contener:

• Inductores, que son drivers que ayudan a acelerar el logro de cada objetivo
• Plan de Acción,que son las iniciativas estratégicas a través de las cuales se ejecutan los inductores y definen qué, quién, dónde, cómo, cuánto será el costo y cuándo hay que hacer cada actividad.

Ahora que ya tienes la información acerca de la Matriz de Gerenciamiento del Mapa Estratégico, volvemos a preguntarte:¿Tu organización tiene un Balanced Scorecard real o te da la idea de que le faltan algunos elementos que se pueden incorporar para aprovechar la potencia de esta importante metodología?

Déjanos tu comentario acerca de cómo manejan en tu organización el tema del Mapa Estratégico.