Feb 202017
 

Imagino que tu sabes que el Balanced Scorecard nace en Harvard USA en el año 1992, Sus creadores fueron el Dr. Robert Kaplan y David Norton

Con el Dr. Robert Kaplan, yo tuve el honor  de estudiar y formarme personalmente en Balanced Scorecard

Dr Robert Kaplan        Prof.MarioHector Vogel

Aprendí de él, hace más de 20 años, que el Balanced Scorecard permite que la Planeación Estratégica se traslade a la acción utilizando para ello 4 dimensiones

Cada dimensión o perspectiva permite a las Organizaciones analizar el comportamiento de la gestión estratégica utilizando indicadores financieros y no financieros

En primer lugar, el Dr Kaplan, presenta al Balanced Scorecard como una metodología útil para gerenciar las actividades de una Organización a partir de su Visión, Misión, Temas y Objetivos Estratégicos

Por lo tanto, el BSC proporciona a los Directores y Gerentes una mirada global del comportamiento de toda la Organización para observar a través de sus indicadores si están logrando o no, las metas en cada objetivo

En este artículo presentare 3 Tips o Secretos que me fueron compartidos los cuales no vas a encontrar publicados en libros ellos van a ayudarte a:

  • Mejorar el uso del Balanced Scorecard
    Optimizar la ejecución del POA Plan Operativo Anual
    Mejorar el Sistema de Indicadores de Gestión

Al aplicar los 3 Tips vas a ver un antes y el después que te va a sorprender gratamente, tal como ya le ha ocurrido a numerosos Consultores y Docentes que se entrenaron para actualizar sus conocimientos

Entrenamiento de un día (8hs) para Mejorar o Crear un Balanced Scorecard, aplicando los 3 Tips o Secretos no publicados en Libros

En forma Presencial y en forma ONLINE – A distancia si te interesa, puedes recibir información del entrenamiento que dictare, aplicable al BSC, al POA, y al Sistema de Gestión de Indicadores

 

¿En el año 2017 es posible elaborar
un Balanced Scorecard en una Semana
y dejarlo completamente funcionando?

Sí, lo es, veamos ahora un 1er ejemplo

Scorecard de la Universidad de Cali, realizado en 5 días

En 5 (cinco) días – lunes a viernes – trabajando 8 (ocho) horas diarias, ayudé con una consultoría a elaborar completo el Balanced Scorecard de una Universidad con sus 7 sedes en el País.

El Balanced Scorecard de esta Universidad con sus 7 Sedes nacionales fue elaborado completo tal lo anticipado en 5 días

Para ver el caso completo hacer click aqui,  en Scorecard de una Universidad

Veamos ahora un 2do ejemplo

En 6 (seis) días – lunes a sábado – trabajando 8 (ocho) horas diarias a través de una consultoría logramos elaborar completo el Scorecard  de una Organización Pública

Balanced Scorecard Organizacion Pùblica realizado en 6 dìas

Foto tomada con General César Merizalde Pavón  a cargo del evento y los Oficiales del COMACO, Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas  del Ecuador, que participaron del entrenamiento para elaborar en 6 días el Balanced Scorecard del COMACO

Para ver el caso completo del Scorecard de esta Organizaciòn Publica hacer click aqui

 

¿Qué se necesita para elaborar en 5 días un BSC?

Se necesita:
a) Conocimiento + b) Experiencia + c) Tecnología

a) Conocimiento:

Quienes solamente han leído libros del sector, o artículos publicados en Internet sobre Scorecard o han participado en clases en Maestrías se observa – en algunos de ellos – que tienen la misma formación y un similar conocimiento

¿Por qué ocurre esto?

En primer lugar porque los Libros y artículos presentan el BSC de un modo similar, incluyendo
la elaboración de un Mapa Estratégico, KPI`s, Iniciativas Estratégicas, Proyectos, etc, etc.

En segundo lugar aunque este conocimiento primario es necesario y es útil,  el mismo no es suficiente para elaborar un Balanced Scorecard de alto Impacto para los Directores y Gerentes interesados en mejorar la calidad de la toma de sus decisiones.

“Como resultado de haber estudiador con el Dr.  Robert Kaplan”

Recibí 3 tips o secretos que potencian y mejoran
la elaboración y el uso del Balanced Scorecard,

Los mismos no se encuentran publicados en libros ni en artículos

Ver casos reales de Business Model Canvas en español

Descarga este artículo  en formato PDF

De este modo, podrás leerlo más tarde y compartirlo con tus amigos y colegas,
para descargar este articulo simplemente presiona aqui  

1er Tip o Secreto (no publicado en libros)

Puesto que  el Balanced Scorecard traslada la planificación estratégica a la Acción y que la Visión forma parte de la Planificación Estratégica, si un BSC no traslada la VISION a la acción, está incompleto o mal elaborado

Es fácil detectarlo

Y tú lo puedes detectar de inmediato ya que es un Balanced Scorecard que tiene una visión decorativa, es decir aunque tiene su Visión insertada en su Mapa Estratégico, solo la tiene como una simple frase, no ejecuta su logro

Su contenido queda como LETRA MUERTA

Y así quedará allí para siempre

Sin ser ejecutada

Y sin tener indicadores que midan su avance mes a mes

Algunos aún no saben que para completar un BSC
también es necesario trasladar  la Visión a la acción

¿Por qué?

Porque en la razón de ser del Balanced Scorecard se encuentra el trasladar la Planeación Estratégica a la acción

Y la Visión forma parte de la Planeación Estratégica

La Visión no puede ejecutarse si no se puede comprender, y no se puede comprender  si no se la puede traducir a términos operativos que permitan crear Indicadores no financieros para medir su avance mes a mes

Por otro lado la Visión debe traducirse a términos operativos para que los Objetivos de las personas (Directores, Gerentes, Colaboradores) estén alineados con ella y la apoyen para  su ejecución y logro

¿Por qué?

Porque es la Visión la que dibuja en la mente de las personas una imagen del futuro que les ayuda a aclarar el norte de la organización

Este es uno de los modos en él que se ayuda a las personas a comprender
por qué y cómo deberían apoyarla

Pero 9 de cada 10 veces observamos que la Visión solo esta publicada en Internet, en folletos de la Organización, en Carteles pegados en paredes de la misma o en el encabezado del Mapa Estratégico

                                Para las Organizaciones que actúan así la Visión no es importante

Si lo fuera la ejecutarían y medirían su avance

Es obvio que para el Director o Gerente General de esa Organización la Visión cumple solo un aspecto formal,
una moda,  por eso ellos interpretan que  VISION = LETRA MUERTA 

2do Tip o Secreto (no publicado en libros)

La Teoría General de los sistemas  (TGS) es de aplicación  en la construcción de un Mapa Estratégico

La (TGS) fue creada por el Biólogo austríaco Karl Ludwig Von Bertalanfly, llamado el Padre de la Ingeniería de Sistemas.

 

Teorìa General de los sistemas aplica al Scorecard

Teoría General de los Sistemas y el Scorecard

 

Para quienes hemos leído a Ludwig von Bertalanffy, sabemos que un sistema es un “conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo”

Aquí la cualidad esencial está dada por la interdependencia de las partes que lo integran y el orden que subyace a tal interdependencia. (Von Bertalanffy, Ludwig. Teoría general de los sistemas: fundamentos, desarrollo, aplicaciones. Fondo de Cultura Económica. México, 1976)

Concretamente el define que la cualidad esencial de un sistema está dada por la interdependencia de las partes que lo integran y que permite que funcione como un todo.

El Mapa Estratégico también es un sistema

 

Sin embargo en 9 de cada 10 Mapas se viola el principio científico de la Teoría General de los Sistemas es decir no funciona como un sistema

Y lo que termina mostrando son simples globitos

Te propongo que realices una prueba:  Entra al Google de tu País y escribe mapa estratégico

Yo lo hice escribiendo en Google: Mapa Estratégico Perú

Al hacerlo fui a la ventana imágenes, allí encontré:



  • -Universidades que no respetan el principio Científico de la Teoría General de los Sistemas
    -Organizaciones Públicas que tampoco lo respetan
    -Empresas que ignoran por completo el principio Científico de la Teoría General de los Sistemas

¿Porque no respetan el principio científico de la Teoría General de los Sistemas?
Míralo por ti mismo y saca tus propias conclusiones

 

Mapa Estratégico Perú

Ejemplo de resultado de búsqueda para Mapa Estratégico Perú

En estos Mapas los Objetivos no se observan como parte de un sistema con partes vinculadas entre sí

Solo son recuadros o globitos que se enlazan con flechas que van de abajo hacia arriba.

No respetan el principio científico de la Teoría General de los Sistemas, las flechas van como se le ocurrió
a quién lo elaboro

Esto no es Estratégico

¿Que se pierde al elaborar mal un Mapa Estratégico?

La estrategia, tal como expone el Dr. Kaplan, ayuda a trasladar a una organización de una actual posición  hacia una nueva posición que se desea alcanzar.

Para ello, es necesario establecer las hipótesis del camino que se va a seguir para lograrlo.

Este recorrido se visualiza en base a hipótesis que se vinculan causalmente

Esta vinculación se pueden demostrar con pruebas en base a las relaciones explicitas de causa efecto.

Hacerlo así,  es una de las claves para que los Directores y Gerentes comprendan:

  1. Las hipótesis que sostienen su estrategia
  2. Prueben la verosimilitud de las relaciones causales
  3. Tomen decisiones basadas en la estrategia

En una Asamblea, en una reunión de directorio, o en un encuentro del Gerente General con sus Gerentes,
la visualización gráfica de un Mapa Estratégico bien elaborado, permite observar cuales son los aspectos
de la Estrategia que se están logrando  y cuáles no.

Es esta relación causal desarrollada por Kaplan y Norton, es la que permite a los directivos
verificar en la práctica la Estrategia teórica

Un resultado no deseado

9 de cada 10 Mapas Estratégicos están mal construidos, son puro globitos

No aportan valor, es por ellos que los Directores y Gerentes no lo consultan

Yo he consultado por email a Profesionales de 119 Organizaciones que ya han implementado el Balanced Scorecard

Como respuesta documenté que en el  78%  de ellas  jamás en una reunión de gerentes se proyectó en una Pantalla el Mapa Estratégico

Tampoco se imprimió el Mapa para entregárselo a cada participante de esa reunión

Permíteme una Pregunta, tal vez dolorosa

Si tu Organización tiene elaborado un  Balanced Scorecard.

En sus reuniones de Directores o Gerentes: ¿Uds. Proyectan en una Pantalla el Mapa Estratégico
o lo imprimen para entregárselo en la reunión a cada Director o Gerente que participa de la misma?

Si tu respuesta es no, entonces el Mapa Estratégico que tienen no les sirve para nada.

Tal vez sea hora de mejorarlo para que sea del interés de los Profesionales de la Organización

¿Mapa Estratégico estático o dinámico?

Un Mapa estático es aquel que cuando se lo elaboró, se pintó de un color el fondo de cada círculo donde
se encuentran cada uno de sus Objetivos (o se dejaron sus  círculos en blanco)

Y así queda para siempre

O sea, cuando se lo elaboró, para que el mismo quede más agradable a la vista se le pintaron colores a cada círculo.

 

Mapas con Globitos de Colores

Y del  color que ha sido pintado el Mapa Estático así quedarán pintado para siempre.

Esta monótona representación aburre a los miembros de la alta dirección porque siempre verán igual
al Mapa Estratégico y la segunda vez ya no le aporta valor

Además si a la mayoría de las personas no les agrada ver la misma película dos veces, tampoco les gusta ver
el mismo Mapa estratégico dos veces

Esta es otra de la causas por las cuales al mismo no se lo consulta nuevamente

Un Mapa Estratégico Dinámico es aquel que cuando los indicadores cambian de color (ejemplo pasan del color
de alerta verde al color rojo) en el acto y en forma automática los círculos de cada Objetivo en el Mapa
también cambian de color tomando el nuevo color (rojo)

Este dinamismo es el que le da vida y actualiza al Mapa Estratégico  y es otro de los motivos por los cuales la Alta Dirección quiere volver a ver el mismo.

Porque de esta forma rápida y visual ellos  observan el estado actual y real de cada Objetivo

3er Tip o Secreto del Balanced Scorecard  no publicado en libros

 “Explorar el comportamiento futuro del logro de cada Objetivo”

Los KPI`s Indicadores Claves del Desempeño son muy importantes, pero solo muestran lo que ya pasó:

  • Ventas – del mes que pasó
    Compras – del mes que pasó
    Ausentismo – del mes que pasó
    ROI – Retorno de la Inversión del ejercicio que pasó
  • Etc.

A través de palancas predictivas el Balanced Scorecard creado por el Dr Kaplan y David Norton permite explorar
cual es el problema que puede llegar a tener el logro de cada objetivo

Estas palancas predictivas ayudan a explorar el futuro y permiten mejorar la probabilidad de solucionar el problema que ha sido anticipado para asegurar el logro de cada objetivo estratégico

Gerenciar sin  palancas predictivas es quedar sujeto al azar o al resultado de un Plan o Proyecto sin anticiparse
e influir en el resultado final

b) Experiencia

Pregunte al inicio que se necesita para elaborar elaborar en 5 días el Balanced Scorecard

Y anticipé que se necesita: a) Conocimiento + b) Experiencia + c) Tecnología

Mi experiencia comenzó -como ya te comente – hace más de 20 años cuando de la mano del Dr. Robert Kaplan aprendí  Balanced Scorecard

Y continuó la experiencia con las Consultorías realizadas para elaborar más de 70 Balanced Scorecard
en Universidades, Organizaciones Públicas, Industrias, Empresas Medianas, y PYMES

Todo ello me ha permitido tener muy en claro que el Balanced Scorecard de Kaplan y Norton:

“Es un proyecto de cambio de la cultura organizacional”
Prof. Mario Héctor Vogel

O sea que el verdadero poder del Balanced Scorecard aparece cuando se transforma la Organización pasando
de gerenciar un sistema de indicadores, a gerenciar un sistema de gestión estratégica

Tanto las empresas como las organizaciones Públicas  y Universidades pueden aprovechar este poder que
les otorga el Balanced Scorecard para mejorar la calidad de toma de decisiones

Para que es útil mejorar un Balanced Scorecard 

Si tu Organización ya tiene un Balanced Scorecard tal vez sea momento de mejorarlo para:

  • Ejecutar la Visión:
     haciendo operativa  la misma para crearle Indicadores no financieros
  • Actualizar el Mapa Estratégico
    Para que incorpore los principios de la  (TGS) Teoría General de los sistemasY que los círculos que contienen Objetivos automáticamente cambien de color cuando un KPI  lo haga
  • Explorar las palancas predictivas
     Para analizar el comportamiento futuro del logro de cada objetivo

b) Tecnología

Pregunté al inicio que se necesita para elaborar en 5 días el Balanced scorecard y anticipe que se necesita:
a) Conocimiento + b) Experiencia + c) Tecnología

¿Qué aporta la Tecnología en el Balanced Scorecard?

Aporta información que permita ver cómo la Planeación  Estratégica se traslada a la acción a fin de lograr que se haga realidad la Visión y se logren las metas asignadas a todos los Objetivos Estratégicos

El problema es que 9 de cada 10 Organizaciones no tienen información en tiempo real.

La mayoría de las Organizaciones que tienen varias Sedes o sucursales o Plantas separadas de la casa central:

  • No tienen información OnLine.
  • Sus sedes no están interconectadas, deben solicitar informes
  • Esa información llega tardíamente

Los Decanos, Directores, Gerentes reciben información
POST MORTEM

Es decir reciben información después que los hechos ya  han ocurrido

Los Consejos de Administración y las Asambleas se reúnen para analizar hechos ya ocurridos, hechos post mortem

En algunas Organizaciones aún no saben que

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Nuestro Soft 100% WEB se instala en el Servidor de la Organización y  queda funcionando en 16 horas.

Corre totalmente en Internet

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La innovación tecnológica es la palanca del crecimiento y del re ordenamiento
de una Organización, y es la que le permite tener realmente información en tiempo real: Estés donde estés

Organizaciones Públicas:  -Con nuestro Soft 100% Web

  • Unen a todas las Sedes del País en un solo Soft
    Tienen indicadores en tiempo real de lo que ocurre en todas las Sedes del País
    Obtienen reportes en el acto del desempeño de cada Director, Gerente o Colaborador
  • Los Indicadores se ven en un Celular – Tablet o Computador

Universidades -Con nuestro Soft 100% Web

  • Unen a todas las Facultades en el País en un solo Soft
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Empresas- Industrias – Pymes  -Con nuestro Soft 100% Web

  • Unen todas sus Plantas Industriales y Sucursales en el País en un solo Soft
    Tienen en tiempo real los indicadores de todos los Directores, Gerentes y Colaboradores

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Uno: El Balanced Scorecard de una Universidad con el soft 100% WEB

Otro: El POA Plan Operativo Anual de una Intendencia (Alcaldía)

-Tablero de Gestión del Alcalde (Intendente)

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o de tu organización para lograr objetivos y medirlos con indicadores financieros y no financieros para tener control de tu sistema de gestión  

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Conclusión

Es útil que para este año, que te propongas actualizar tus conocimientos para mejorar o crear un Balanced Scorecard dinámico

El Balanced Scorecard ha demostrado ser adecuado para trasladar la Planeación  Estratégica a la acción

Ello incluye trasladar la VISION a la acción creándole KPI`s que midan su avance mes a mes

El Mapa Estratégico es la herramienta indicada para mejorar la calidad de la toma de decisiones en la Alta Dirección

Para ello el Tablero de Comando debe ser dinámico (no estático) y cumplir con la (TGS) Teoría General de los sistemas

Los Objetivos no deben quedar librados al azar, es conveniente antes de iniciar la ejecución explorar el comportamiento futuro del logro de cada objetivo empelando palancas predictivas

La información debe fluir en tiempo real, mientras los hechos ocurren  no POST MORTEM

Para el ordenamiento de la gestión, el Balanced Scorecard es una de las alternativas óptimas al alcance de todas las Organizaciones

Entrenamiento para Mejorar o Crear un Balanced Scorecard
aplicando los 3 Tips o Secretos aun no publicados en Libros

En forma Presencial y en forma ONLINE – A distancia si te interesa, puedes recibir información del entrenamiento dictare, aplicable al BSC, al POA, y al Sistema de Gestión de Indicadores

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contrario coméntanos qué opinas del contenido del artículo

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 One Response to “3 Tips o Secretos del Balanced Scorecard aun no publicados en libros”

  1. Muy buena informacion!!

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