Feb 202017
 

Prof. Mario Héctor Vogel y el Dr. Roblert KaplanImaginamos que tú sabes que el Balanced Scorecard nació en Harvard en 1992. Sus creadores fueron el Dr. Robert Kaplan y David Norton. Justamente con el Dr. Kaplan, el Prof. Mario Héctor Vogel tuvo el honor de estudiar y formarse personalmente en Balanced Scorecard.

De él aprendió, hace ya más de 20 años, que el Balanced Scorecard permite que la Planeación Estratégica se traslade a la acción utilizando para ello 4 dimensiones. Cada dimensión o perspectiva permite a las organizaciones analizar el comportamiento de la gestión estratégica utilizando indicadores financieros y no financieros.

El Dr. Kaplan presenta al Balanced Scorecard como una metodología útil para gerenciar las actividades de una empresa o institución a partir de su Visión, Misión, temas y objetivos estratégicos. Por lo tanto, el BSC proporciona a los directores y gerentes una mirada global del comportamiento de toda la organización. Y pueden observar -a través de sus indicadores- si están logrando las metas en cada objetivo o no.

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http://www.tablero-decomando.com/socios/formulario.asp?f=893

En este artículo presentaremos 3 secretos que no encontrarás publicados en los libros. Van a ayudarte a:

  • Mejorar el uso del Balanced Scorecard
  • Optimizar la ejecución del Plan Operativo Anual (POA)
  • Mejorar el sistema de indicadores de gestión

Al aplicar estas ideas, verás un antes y un después que te sorprenderá gratamente. Ya le ocurrió a numerosos consultores y docentes que se entrenaron para actualizar sus conocimientos.

Entrenamiento de un día para mejorar o crear un Balanced Scorecard

Si te interesa, puedes recibir información del entrenamiento que dará el Prof. Mario Héctor Vogel. Se trata de cómo mejorar o crear un Balanced Scorecard a partir de los secretos no publicados. Es aplicable al BSC, al POA y al sistema de gestión de indicadores. Será en forma presencial (8 horas en un día) o a distancia.

Solicita más información del entrenamiento¿Es posible elaborar un Balanced Scorecard en una semana y dejarlo funcionando?

Sí, es posible. Mira el ejemplo siguiente. Se trata de una consultoría en la que el Prof. Vogel trabajó durante 5 días corridos, 8 horas diarias. Fue en una universidad que tiene 7 sedes en su país y para la cual se elaboró el Balanced Scorecard completo entre un lunes y un viernes.

Puedes ver el caso completo del Scorecard en la universidad en este enlace.

Balanced Scorecard de la universidad en 5 días

Otro ejemplo

En este caso, el Prof. Mario Héctor Vogel trabajó durante 6 días corridos, de lunes a sábado, también 8 horas diarias. Y, a través de una consultoría, se logró elaborar completo el Scorecard  de una organización pública.

Balanced Scorecard de una organizacion pública realizado en 6 días

Balanced Scorecard de una organización pública realizado en 6 días

Esta foto tomada con el Gral. César Merizalde Pavón, que estuvo a cargo del evento y los oficiales del COMACO, Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas  del Ecuador, que participaron del entrenamiento para elaborar en 6 días el Balanced Scorecard de la institución.

Para ver el caso completo del Scorecard de esta organización pública, sigue este enlace.

Qué se necesita para elaborar un BSC en 5 días

Se necesita:

  1. Conocimiento
  2. Experiencia
  3. Tecnología

1. Conocimiento

Quienes solo hayan leído libros o artículos publicados en Internet sobre Scorecard o hayan participado en clases en maestrías tienen la misma formación y un conocimiento similar.

¿Por qué ocurre esto? Porque los libros y artículos presentan al BSC de un modo similar, incluyendo la elaboración de un Mapa Estratégico, KPI, iniciativas estratégicas, proyectos, etc. Pero, aunque este conocimiento primario es necesario y es útil,  no es suficiente para elaborar un Balanced Scorecard de alto impacto para los directores y gerentes interesados en mejorar la calidad de la toma de sus decisiones.

Como resultados de sus estudios con el Dr. Robert Kaplan, el Prof. Mario Héctor Vogel conoce 3 secretos que potencian y mejoran la elaboración y el uso del Balanced Scorecard. No están publicados en libros ni en artículos.

1er. secreto

La Visión debe ejecutarse

El Balanced Scorecard traslada la planificación estratégica a la acción. Y la Visión forma parte de la Planificación Estratégica. Por eso, si un BSC no traslada la Visión a la acción, está incompleto o mal elaborado.

Pero es fácil detectarlo. Tú puedes hacerlo de inmediato, ya que es un Balanced Scorecard que tiene una Visión decorativa. Aunque está en el Mapa Estratégico, solo está como una simple frase y no ejecuta su logro. Su contenido queda como letra muerta y allí quedará para siempre, sin ser ejecutada y sin indicadores que midan su avance.

Y sin tener indicadores que midan su avance mes a mes.

El punto es que algunos aún no saben que, para completar un BSC, también es necesario trasladar  la Visión a la acción. Esa es, justamente, la razón de ser del Balanced Scorecard: trasladar la Planeación Estratégica a la acción. Y la Visión forma parte de la Planeación Estratégica.

La Visión no puede ejecutarse si no se puede comprender. Y no se puede comprender  si no se la puede traducir a términos operativos que permitan crear indicadores no financieros para medir su avance mensual. Por otro lado, esa traducción a términos operativos consigue que los objetivos de las personas (directores, gerentes, colaboradores) estén alineados con ella y la apoyen para  su ejecución y logro.

Porque la Visión es la que dibuja en la mente de las personas una imagen del futuro que les ayuda a aclarar el norte de la organización. Es uno de los modos en el que se ayuda a comprender por qué y cómo deberían apoyar a la empresa o institución.

Pero 9 de cada 10 veces observamos que la Visión solo esta publicada en Internet, en folletos, en carteles pegados en las paredes de la oficina o en el encabezado del Mapa Estratégico. Para las organizaciones que actúan así, la Visión no es importante. Si lo fuera, la ejecutarían y medirían su avance. Es obvio que para el director o gerente general de esa organización, la Visión solo cumple un aspecto formal, una moda. Y por eso,  ellos tienen una Visión que es letra muerta.

2do. secreto

La Teoría General de los Sistemas aplica al Scorecard

La Teoría General de los Sistemas (TGS) es de aplicación  en la construcción de un Mapa Estratégico. Fue creada por el biólogo austríaco Karl Ludwig Von Bertalanfly, llamado el Padre de la Ingeniería de Sistemas.

Según él, un sistema es un “conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo” (Von Bertalanffy, Ludwig. Teoría general de los sistemas: fundamentos, desarrollo, aplicaciones. Fondo de Cultura Económica. México, 1976).

La cualidad esencial de un sistema, entonces, está dada por la interdependencia de las partes que lo integran y el orden que subyace a tal interdependencia. Concretamente, la cualidad esencial de un sistema está dada por la interdependencia de las partes que lo integran y que permite que funcione como un todo.

El Mapa Estratégico también es un sistema. Sin embargo, en 9 de cada 10 mapas se viola el principio científico de la Teoría General de los Sistemas. Es decir que no funciona como un sistema y termina mostrando simples globitos.

Te proponemos una prueba. Entra en Google y escribe “mapa estratégico”. Verás:

  • Universidades que no respetan el principio científico de la Teoría General de los Sistemas
  • Organizaciones públicas que tampoco lo respetan
  • Empresas que ignoran por completo este principio

Míralo por ti mismo y saca tus propias conclusiones:

Mapa Estratégico Perú

Ejemplo de resultado de búsqueda para Mapa Estratégico en Perú

En estos mapas, los objetivos no se ven como parte de un sistema con partes vinculadas entre sí. Solo son recuadros o globitos que se enlazan con flechas que van de abajo hacia arriba. No respetan el principio científico de la Teoría General de los Sistemas. Las flechas van como se le ocurrió a quién lo elaboró. Esto no es estratégico.

¿Que se pierde al elaborar mal un Mapa Estratégico?

La estrategia, tal como expone el Dr. Kaplan, ayuda a trasladar a una organización de una posición actual hacia una nueva que se desea alcanzar. Para ello, es necesario establecer las hipótesis del camino que se va a seguir para lograrlo. Este recorrido se visualiza en base a hipótesis que se vinculan causalmente. Y tal vinculación se puede demostrar con pruebas en base a las relaciones explícitas de causa-efecto.

Hacerlo así  es una de las claves para que los directores y gerentes:

  1. Comprendan las hipótesis que sostienen su estrategia
  2. Prueben la verosimilitud de las relaciones causales
  3. Tomen decisiones basadas en la estrategia

En una asamblea, una reunión de directorio o un encuentro del gerente general con sus gerentes, la visualización gráfica de un Mapa Estratégico bien elaborado permite observar cuáles son los aspectos de la estrategia que se están logrando y cuáles no. Esta relación causal desarrollada por Kaplan y Norton es la que permite a los directivos verificar en la práctica la estrategia teórica.

Un resultado no deseado

9 de cada 10 Mapas Estratégicos están mal construidos. Son puros globitos que no aportan valor. Por eso los directores y gerentes no los consultan.

Consultados por e-mail, profesionales de 119 organizaciones que ya implementaron el Balanced Scorecard, documentamos que el 78% de ellos  jamás proyectaron el Mapa Estratégico en una pantalla. Ni lo imprimieron para entregárselo a cada participante de una reunión de gerentes.

Si tu organización tiene elaborado un  Balanced Scorecard, ¿proyectan o imprimen el Mapa Estratégico en sus reuniones de directores o gerentes?

Si tu respuesta es “no”, entonces ese Mapa Estratégico que tienen no les sirve para nada. Tal vez sea hora de mejorarlo para que sea de interés de los profesionales de la organización.

Mapa Estratégico estático o dinámico

Mapas con globitos de colores

Un mapa estático es aquel que -cuando se lo elaboró- se pintó de un color el fondo de cada círculo donde se encuentra cada uno de sus objetivos (o se dejaron en blanco). Y así queda para siempre.

Es decir que, cuando se lo elaboró, para que quedara más agradable a la vista, se le pintaron colores a cada círculo. Pero así quedaron.

Esta representación monótona aburre a los miembros de la alta dirección porque siempre verán el mismo mapa y, a la segunda vez, ya no les aportará valor.

Un mapa estratégico dinámico, en cambio, es aquel que -cuando los indicadores cambian de color (como del verde al alerta rojo, por ejemplo)- en el acto y en forma automática los círculos de cada objetivo también cambian de color tomando el nuevo.

Este dinamismo es el que le da vida y actualiza al Mapa Estratégico y es motivo suficiente para que los miembros de la alta dirección quieran volver a verlo y consultarlo. Porque de esta forma rápida y visual, ellos pueden evaluar el estado actual y real de cada objetivo.

3er. secreto

Es necesario analizar el comportamiento futuro del logro de cada objetivo. Los KPI (Indicadores Claves de Desempeño) son muy importantes, pero solo muestran lo que ya pasó. Por ejemplo:

  • Ventas del mes que pasó
  • Compras del mes que pasó
  • Ausentismo del mes que pasó
  • ROI (Retorno de la Inversión) del ejercicio que pasó.

A través de palancas predictivas, el Balanced Scorecard creado por el Dr. Kaplan y David Norton permite analizar cuál es el problema que puede llegar a tener el logro de cada objetivo. Estas palancas permiten mejorar la probabilidad de solucionar el problema que ha sido anticipado para asegurar el logro de cada objetivo estratégico.

Gerenciar sin palancas predictivas es quedar sujeto al azar o al resultado de un plan o proyecto sin anticiparse ni poder influir en el resultado final.

2. Experiencia

Hablamos antes acerca de qué se necesita para elaborar elaborar un Balanced Scorecard en 5 días. Y te anticipamos:

  1. Conocimiento
  2. Experiencia
  3. Tecnología

La experiencia del Prof. Mario Héctor Vogel comenzó -como ya te comentamos- hace más de 20 años cuando, de la mano del Dr. Robert Kaplan, conoció el Balanced Scorecard. Y continuó con las consultorías realizadas para elaborar más de 70 cuadros de mando integral en universidades, organizaciones públicas y privadas, industrias y PyMEs.

Todo ello le ha permitido tener muy en claro que el Balanced Scorecard de Kaplan y Norton “es un proyecto de cambio de la cultura organizacional” (Prof. Mario Héctor Vogel).

Es decir que el verdadero poder del Balanced Scorecard aparece cuando se transforma la organización y se pasa de administrar un sistema de indicadores a gerenciar un sistema de gestión estratégica. Tanto las empresas privadas como las organizaciones públicas pueden aprovechar este poder que les otorga el Balanced Scorecard para mejorar la calidad de la toma de decisiones.

Para qué es útil mejorar un Balanced Scorecard

Si tu organización ya tiene un Balanced Scorecard, tal vez sea momento de mejorarlo para:

  • Ejecutar la Visión, haciéndola operativa para crearle indicadores no financieros
  • Actualizar el Mapa Estratégico para que incorpore los principios de la TGS y que los círculos que contienen objetivos cambien de color automáticamente cuando un KPI  lo haga
  • Implementar las palancas predictivas para analizar el comportamiento futuro del logro de cada objetivo

3. Tecnología

La tecnología aplicada al Balanced Scorecard aporta información que permite ver cómo la Planeación  Estratégica se traslada a la acción. De esa forma, se puede lograr que se haga realidad la Visión y se cumplan las metas asignadas a todos los objetivos estratégicos.

El problema es que 9 de cada 10 organizaciones no tienen información en tiempo real. La mayoría, especialmente las que tienen varias sedes o sucursales o plantas separadas de la casa central:

  • No tienen información online
  • Sus sedes no están interconectadas, deben solicitar informes
  • Esa información llega tardíamente

Los directores y gerentes, incluso los rectores universitarios, reciben información post mortem. Es decir, después que los hechos ya han ocurrido. Los consejos de administración y las asambleas se reúnen entonces para analizar información vieja.

Es que no saben que hoy:

  • Se pueden rentar licencias del software 100% web por 37 dólares mensuales
  • Se pueden comprar licencias del software 100% web por un único pago de 750 dólares

El Prof. Mario Héctor Vogel con su teléfonoNuestro software 100% web se instala en el servidor de la organización y  queda funcionando en 16 horas. Se usa totalmente en Internet. Y los indicadores no se ingresan manualmente sino que lo hacen en forma automática, capturándolos a través de SQL SERVER, ORACLE, etc.

Sigue este enlace para ver una demo del software y dos videos

La innovación tecnológica es la palanca del crecimiento y del reordenamiento de una organización. Y es la que le permite tener realmente información en tiempo real, esté donde esté quien la solicita.

Organizaciones públicas

Con nuestro software 100% web:

  • Unen a todas las sedes del país con un solo programa
  • Tienen indicadores en tiempo real de lo que ocurre en todas las sedes
  • Obtienen reportes en el acto del desempeño de cada director, gerente o colaborador
  • Pueden ver los indicadores en cualquier teléfono celular, tablet o computadora
Universidades

Utilizando nuestro software 100% web:

  • Unen a todas las facultades en el país con un solo programa
  • Tienen informes de todos los decanos, directores y docentes en tiempo real
Empresas, industrias y PyMEs

A partir del uso de nuestro software 100% web:

  • Unen todas sus plantas y sucursales en el país con un solo programa
  • Tienen en tiempo real los indicadores de todos los directores, gerentes y colaboradores

Demo y videos del software 100% web

Sin costo alguno, puedes ver dos videos del software 100% web:

  1. El Balanced Scorecard de una universidad que utiliza este programa
  2. El Plan Operativo Anual (POA) de una alcaldía con:
    • El tablero de gestión del alcalde
    • El tablero de control del Consejo de Administración
    • El control de gestión del Director General de la intendencia

Demo de KPI en tu celular

Solicita la demo y los videos

También puedes acceder a una demo del software 100% web para ver los KPI en tu teléfono móvil. Tendrás una innovación integral en tus manos, una herramienta para mejorar el desempeño de las empresas o de tu organización para lograr objetivos y medirlos con indicadores financieros y no financieros para tener control de tu sistema de gestión. 

Sigue este enlace para ver una demo del software y dos videos

Conclusión

Sería útil que, para este año, te propongas actualizar tus conocimientos para mejorar o crear un Balanced Scorecard dinámico.

  • El Balanced Scorecard ha demostrado ser adecuado para trasladar la Planeación  Estratégica a la acción. Ello incluye trasladar la Visión a la acción creándole KPI que midan su avance mes a mes.
  • El Mapa Estratégico es la herramienta indicada para mejorar la calidad de la toma de decisiones en la alta dirección. Y para eso, el Tablero de Comando debe ser dinámico (no estático) y cumplir con la Teoría General de los Sistemas.
  • Los objetivos no deben quedar librados al azar. Es conveniente -antes de iniciar la ejecución- analizar el comportamiento futuro del logro de cada objetivo empelando palancas predictivas.
  • La información debe fluir en tiempo real, mientras los hechos ocurren, y no post mortem.

El Balanced Scorecard es una de las alternativas óptimas al alcance de todas las organizaciones para el ordenamiento de la gestión.

Entrenamiento de un día para mejorar o crear un Balanced Scorecard

Si te interesa, puedes recibir información del entrenamiento que dará el Prof. Mario Héctor Vogel. Se trata de cómo mejorar o crear un Balanced Scorecard a partir de los secretos no publicados. Es aplicable al BSC, al POA y al sistema de gestión de indicadores. Será en forma presencial (8 horas en un día) o a distancia.

Solicita más información del entrenamientoNos interesa tu opinión

¿Has tenido alguna experiencia en relación a alguno de los 3 secretos comentados? Si es así, te invitamos a compartir tu experiencia. Déjanos un comentario más abajo para saber, además, qué opinas del contenido de este artículo.

Y si te resultó útil y práctico, compártelo en tus redes sociales también.

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 One Response to “Scorecard: 3 secretos del BSC aún no publicados en libros”

  1. Muy buena informacion!!

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