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«Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se comparte»  –  Prof. Mario Héctor Vogel

Innovar en Gestión De Presupuestos a Estrategias

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Seminario Como innovar en la GestiónInnovar en gestión por Presupuestos hacia la Gestión por Estrategias.

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Para innovar de la Gestión por Presupuestos hacia la Gestión por Estrategias, hablemos primero de Estrategia.

La Estrategia es la vía que se elige para colocar a la organización en forma competitiva y exitosa asegurando su crecimiento al mediano y largo plazo.

La Planificación Estratégica es un procedimiento metodológico que proporciona la definición de los principales objetivos de mediano y largo plazo y facilita el diseño de las mejores estrategias generales posibles para lograrlos. El ejercicio del Pensamiento Sistémico –organizaciones inteligentes– nos permite relacionar los diversos componentes y su interdependencia.

La organización, de este modo, materializa solamente lo que genera valor innovando en los procesos, involucrando a las personas alineándolas con las tecnologías y recursos disponibles de la manera más racional posible.

La búsqueda de la excelencia a partir de la planificación, ejecución, medición y control, registración y una permanente revisión de los procesos, comportamientos y actitudes en un ambiente de mejora continua, es un círculo virtuoso que asegura la permanencia y crecimiento de la organización, comenzando por depurar y ordenar la organización –industrial, comercial, sin fines de lucro– con el propósito de evitar despilfarros que originan Costos Ocultos Innecesarios.

El presupuesto es solo una mera herramienta, el paso del tiempo y la necesidad cada vez mayor de ventajas competitivas ha enriquecido la gestión.

Línea del tiempo: origen y desarrollo de la Gestión

 

Línea de tiempo de la gestión

Cómo salir de lo filosófico e ir a la práctica

Este proceso evolutivo mostrado en la gráfica anterior ha dado lugar a extensas exposiciones y disquisiciones en el campo teórico que nutren el conocimiento pero es necesario forzosamente llevarlo al terreno práctico de forma sencilla, comprensible y principalmente, aplicativo.

Por ello es imperioso conectar las herramientas Estratégicas para la Calidad en la Gestión practicando una metodología que articula la estrategia a nivel operativo con posible aplicación inmediata en sus casos reales.

Elementos que conducen a la práctica

Planificación y Gestión Estratégica

  • Negocio, Misión, Visión
  • El Mapa Estratégico (causa efecto en sus perspectivas)
    • Factores Críticos de Éxito (FCE)
    • Objetivos Estratégicos (OE)
    • Indicadores de Desempeño (ID)
    • Metas (M)

Planificación y Gestión EstratégicaPlanificación y Gestión Estratégica

El camino

La planificación estratégica es un fin, no un enunciado o simple expresión de deseos, por lo que debe elaborársela utilizando diversas herramientas como mapeo de procesos, mapeo de la organización, identificación de las variables críticas, en lo posible un adecuado estudio de costos por producto, medición y registración de datos e indicadores de desempeño que serán luego verificados en su cumplimiento y darán lugar a la visualización de desviaciones en un cuadro de mando o BSC generando un feed back virtuoso a través del ciclo de mejora continua o PDCA.

Los Planes Operativos deben asentarse en el conocimiento de la realidad del alcance de los recursos a disposición y de un soporte vital como es un Mapa Estratégico y un complemento para el análisis situacional tal el propósito de la Matriz FODA.

El camino de la gestión

Gestión con Mapa Estratégico
Esquema simplificado de un mapa estratégico que muestra la relación causa efecto

Gestión Basada en Procesos (BPM) Criterio LEAN

  • Procesos, su mapeo.
    • Operativos de transformación / Indicadores de Rendimiento
    • Secundarios de Apoyo y Administración
    • La organización y los Procesos. Mapeo de la organización

“Gestión Orientada a Procesos” basada en análisis de procesos que apuntan a la optimización de tiempos, del uso de los recursos, el incremento de la eficacia y eficiencia en el marco de una gestión fundada en la excelencia. Estas técnicas permiten una ágil visualización de las prácticas deficientes facilitando la eliminación o mejora de las mismas. También contribuyen a revelar, entre otras falencias, una insuficiente e involuntaria programación del trabajo, existencia de actividades o tareas innecesarias, falta de información para la toma de decisiones.

El pensamiento sistémico o inteligente

A partir de la Gestión por Procesos la organización genera valor para todas las partes relacionadas. Si la empresa es administrada a través de información y análisis de resultados y consigue el alineamiento de los recursos transforma una empresa asistémica o no inteligente en una empresa sistémica o inteligente.

Vemos a continuación una empresa asistémica representada con el criterio causa efecto.

Empresa con gestión asistémica

Gestión con indicadores de desempeño
Macro flujo de un proceso productivo de una industria de aserrío de madera con algunos indicadores de desempeño
Flujograma de la gestión
Diagrama de flujo o flujograma de un proceso de apoyo y administración

Enfocados en la Visión –lugar futuro a lograr– la empresa analiza y ajusta los procesos tras los objetivos estratégicos (OE).

Con el aprendizaje organizacional se logra el análisis, definición, estandarización, mejoría de los procesos y así el alineamiento de todos los actores de la organización.

Costos por ABC y TD – ABC

  • Relación Costos con Productividad
  • Conexión en un sistema en Excel (se entrega a los asistentes con fórmulas abiertas e interactivo) con un Mapa Estratégico

El método, ideado por los profesores Robert Kaplan y Robin Cooper (Universidad de Harvard) y según sus expresiones, son sistemas de planeamiento gerencial, presupuestación y control, más que sistema de costeo.

Por definición ABC (Activity Based Costing) es costo basado en las actividades, siendo una actividad un grupo de tareas coordinadas cuyo propósito es agregar valor a una materia a través de la aplicación de recursos durante su procesamiento. De este modo a cada actividad se la mide en su nivel de ejecución con una unidad llamada Inductor o Generador de costo, utilizándose su denominación en inglés como Cost driver.

Las actividades consumen recursos y los productos utilizan las actividades. ABC establece una relación concreta entre los costos indirectos y los productos, por lo que inicialmente deben establecerse las actividades de la organización; luego asignar los costos de insumos y/o recursos que utilizan.

El TD – ABC (Time Driver Activity Based Costing) o Costos basados en el tiempo invertido por actividad, simplifica el proceso de asignación de costos de las áreas de apoyo y administración.

El modelo

Relacionar planeación estratégica con planeación operativa incorporando costos por la metodología más moderna utilizando variables flotantes a fin de modificarlas y visualizar los resultados en forma instantánea, generó un modelo exclusivo que aporta sorprendente claridad a la hora de tomar decisiones y replantear las tácticas de labor.

Se combinan indicadores financieros y no financieros.

El juego consiste en modificar las bases registradas para verificar cambios en eficiencia (indicadores no financieros) y resultados económicos (indicadores financieros) con base en la Productividad.

El modelo de gestión
Fracción del modelo interactivo donde se superponen los objetivos estratégicos con las metas parametrizadas con sus resultados que reaccionan ante cambio de valor en las variables.
Arquitectura de la gestión
Componentes y arquitectura del modelo en Excel.
Planeación para la gestión
El modelo en Excel expone el costo de la capacidad ociosa o no utilizada tanto en las áreas de producción como de apoyo y administración lo que demuestra que la planeación es un mecanismo imprescindible.

 

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