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«Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se comparte»  –  Prof. Mario Héctor Vogel

¿Cómo Eliminar o Mitigar Riesgos con o sin ISO?

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Mitigar riesgos comienza por aceptar que todo negocio, toda estrategia,y todo proceso implica un riesgo, los cuales deben ser medidos

riesgos como medirlos y evitarlos

Pero también implica oportunidades de mejoras y aquí está la clave para comenzar a realizar un análisis de riesgo y planificar para descubrir las acciones para mitigación de cada riesgo futuro o eliminar a los mismos tomando medidas de prevención

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaGUEST INVITADO 

Ing. Alberto Romero

Su vasta experiencia en el proceso de mitigación de un riesgo se encuentra asegurada por haber el mismo tenido a su cargo áreas de mantenimiento de procesos

en AEROLÍNEAS ARGENTINAS Base Ezeiza, en FIAT CONCORD AUTOMÓVILES Planta Palomar, en MERCEDES BENZ ARGENTINA Planta Cañuelas, en CHRYSLER FEVRE ARGENTINA Planta San Justo, en WOBRON S.A. Planta Pacheco, en FORD MOTOR ARGENTINA Planta Pacheco y GENERAL MOTORS ARGENTINA Planta San Martín

Es autor del primer curso a distancia (Internet) “Medición de la eficiencia y la productividad en Pymes”  del Centro de Estudios Organizacionales de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Misiones, Argentina (UNAM)

Es capacitador en Análisis de Procesos y Captura y Formación de Indicadores Financieros y No Financieros para el desarrollo de un Tablero de Comando para el personal superior e intermedio del Instituto de Asistencia Social de la provincia de Formosa.

Contratado por el Consejo Federal de Inversiones (C.F.I.) y supervisado por la Secretaría de Recursos Humanos del Gobierno de Formosa en el marco del Proyecto “Primeros pasos en la gestión de calidad en la administración pública” dentro de las labores de relevamiento, análisis y rediseño del sistema de gestión de dicho instituto para la asistencia

Entre otros

Busqué y Encontré

Te comento que entre todos los expertos que yo conozco y que trabajan en ISO y en una correcta Gestión de Riesgos  busqué quien pudiera escribirnos acerca como es el proceso de mitigación de cada riesgo y como gestionar adecuadamente los mismos

Buscaba alguien que explique que se hizo y como se hizo al gestionar el riesgo para lograr eliminar o disminuir  cada riesgo futuro

La mayoría de los expertos solo muestran el QUE SE HIZO y no comparten el COMO SE HIZO

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaPERO…

En esta búsqueda logré hablar con el Ing. Alberto Romero el es uno de los expertos que más conocen la ISO y su Implementación por la cantidad de casos que ha implementado en empresas grandes y en pymes

Es uno de los expertos que más conocen la gestión de riesgos y en especial como gestionar adecuadamente el riesgo

Por todo ello lo invite a contarnos su experiencia sin guardarse nada

Guest Invitado Tablero de Comando

A continuación los dejo con el  autor del artículo

Mitigar Riesgos con o sin ISO

Ya sea que la PYME esté certificada por ISO o no lo esté en ambos casos necesita para garantizar su supervivencia descubrir a tiempo cada Riesgo Inherente para convertirlos en un Riesgo Residual

    • mitigar riesgo financiero
    • Eliminar riesgos en proyectos
    • mitigación de riesgos significado y comprensión de como hacerlo
  • Eliminación de riesgo en una empresa
  • Disminuir el riesgo operativo
  • Encontramos riesgos financieros, en proyectos, en una empresa, informáticos, laborales, ambientales,
    psicosociales, de seguridad, operativos, de desastres naturales, riesgo de trabajo,  naturales , tecnólogicos. proveedor, proveedores, Entre otros

En este artículo presentamos el caso real de una PYME, donde vas a leer Qué se hizo para disminuir riesgo,  descubrir Riesgo Inherente y como se hizo para convertirlo en Riesgo Residual

También presentaremos una solución informática que realizamos en Excel para que los empleados de la Pyme logren tener control total para poder evitar un riesgo futuro con su plan de gestión de riesgos

 Gestión de riesgos empresariales basada en ISO 31000

La calidad total es una filosofía que permite desarrollar las estrategias para la satisfacción del cliente sobre las consignas de la gestión basada en procesos y el pensamiento enfocado en riesgos., pero …

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemática ¿Qué es riesgo según norma ISO 31000?

Según la norma ISO 31000, el riesgo es el «efecto de la incertidumbre sobre los objetivos»

Un efecto es una desviación positiva o negativa de lo que se espera.

¡No confundir riesgo solo como un hecho negativo!

Porque puede ser positivo ya que  al analizar procesos para descubrir cada riesgo podemos encontrar las llamadas OPORTUNIDADES y éstas son parte de la mejora.

 Video Didáctico 

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemática


¿Cuándo hay señales claras de la existencia de riesgos?

Las señales claras llegan por sorpresa y pueden generar cuellos de botella, demoras, pérdidas, solapamientos.

Aquí el Gerente PYME tendrá que apagar el incendio de la sorpresa!

Otra opción es anticiparse y analizar sobre sus procesos cuales serán para su PYME las potenciales amenazas que pueden recibir.

3 pasos para Anticiparse a un Riesgo Futuro

¿Qué necesita hacer el Gerente de la Pyme para anticiparse a un Riesgo Futuro?

1.Necesita tener indicadores de Riesgo  para tener base estadística

2.Volcar esta base a un histograma

3.-Tener un Pareto para conocer las consecuencias y la frecuencia con que se pueden dar cada riesgo analizado

De ese modo podrá jerarquizar el impacto y la probabilidad

Gráfico de Pareto

PERO …

Y si no tiene indicadores de Riesgos?

Algunos Gerentes Pymes rezan esperando que nada les ocurra

Otros hacen valoraciones subjetivas

¿Cómo Mitigar Riesgos Futuros?

Todo proceso implica riesgos, pero también oportunidades positivas de mejoras.

Aquí está la clave

Es simple: Toda elaboración de un producto o prestación de un servicio es un conjunto complejo de PROCESOS

Dentro de los procesos hay disparadores de fallas……o posible percepción de mejoras.

Es necesario descubrir las fallas trazando – mediante sencillas técnicas de análisis- cada actividad y cada tarea que forma parte de ese proceso (diagramas de procesos) para elaborar medidas de prevención de riesgos

¿Dónde están los riesgos?

Un riesgo está interiormente en los procesos en una tarea o actividad y en estado de latencia.

Que es Mitigar Riesgos

El significado es toda acción que se enfoca para lograr eliminar o reducir la probabilidad de un riesgo

Que es Reducir Riesgos

Es el proceso que se realiza con la intención de disminuir bien sea los riesgos que ya existen como la probabilidad de que aparezcan riesgos no previstos

Que es la Gestión del Riesgo y el control de riesgos

La gestión del riesgo y el control de riesgos son a su vez un proceso para identificar, analizar, cualificar y cuantificar la probabilidad de efectos negativos (pérdidas) y efectos positivos (mejoras)

¿Qué se logra con la prevención de riesgos?

    • Se logra que se puede obtener una ventaja competitiva
    • Permitir que avance la mejora continua de los procesos de la organización
    • Reducir sorpresas y pérdidas de operación eliminando potenciales problemas
    • Optimizar el capital racionalizando el uso de recurso

      Combatir los Riesgos

      Para combatir los riesgos es necesaria una adecuada gestión de riesgos

      Para ello es fundamental tener conocimiento avanzado caso contrario se pueden perder oportunidades importantes que permitan gestionar adecuadamente los riesgos

      Al implementar un modelo de gestión se debe considerar cualquier tipo de riesgo que pudiera impactar, sean riesgos internos o del entorno que rodea a la organización

      La clave es mitigar los riesgos o eliminarlos a través de una correcta gestión que permita
      contemplar la creación de planes de acción que mitiguen la vulnerabilidad de la organización
      para cada tipo de riesgo

      La actividad debe partir de un proceso pro activo en lugar de un proceso reactivo o apagador
      de incendios

Ejemplo de una PYME – CASO REAL

La PYME participa con sus servicios en un mercado donde es condición estar certificada en normas ISO
y OHSAS (ver artículo en este link—-FALTA SUBIR EL ARTICULO)

Que hicimos en la PYME para mitigar riesgos

Durante el proceso de certificación surge la consigna de la nueva norma ISO que presentó el PENSAMIENTO ENFOCADO EN RIESGOS

Esto impactó en la PYME con un nuevo plano de observación de la gestión.

Creando así un camino o árbol para la implantación ordenada de la gestión de riesgos

Por lo que comenzamos trazando el siguiente FLUJOGRAMA

El flujograma nos permitió revelar el contexto de la PYME y para profundizar el análisis recurrimos al FODA

Vista parcial del FODA obtenido

Como resultado del FODA detectamos fallas las cuales estaban conectadas con las debilidades y amenazas identificadas en el listado que muestran la influencia de las mismas….pero también detectamos Oportunidades que se conectaron con las Fortalezas

Otras situaciones adversas surgieron cuando se realizó el diagrama espina de pescado o de IshikawaMatemático


La Gestión Basada en Procesos

Para analizar otro pilar fundamental de la ISO investigamos la Gestión de la PYME basada en el proceso por lo que realizamos el Mapeo de Procesos qué formaban la organización funcional verificando cuales eran los procesos operativos y cuales los procesos de apoyo.

Vista parcial del MAPA DE PROCESOS obtenido

Desde esta configuración comenzamos a desagregar cada  proceso en el que era evidente que debíamos trabajar en su fluir.

Y desde ese fluir analizamos el proceso en forma de flujo grama para comenzar a disgregar en su máxima profundidad.

Vista parcial del flujograma de aprovisionamiento  obtenido

Puntos Críticos

Comenzamos identificando primero los puntos críticos

Estos son los puntos en los cuales podría hallarse algún riesgo (u oportunidad)

Esta labor, permitió clasificar actividades, evaluar recursos y paralelamente si éstos eran suficientes o excesivos.

La observación que realizamos de los recursos utilizados en cada tarea nos resultó sumamente útil para analizar otra condición de un proceso:

Proceso Balanceado

Necesitábamos saber si cada proceso estaba o no equilibrado, es decir balanceado.

Esta condición de cada proceso nos permitió detectar fallas obstructivas y oportunidades desaprovechadas en la PYME.

Las primeras se originaban por el incorrecto dimensionamiento de los recursos tanto humanos como tecnológicos, como así también las competencias de los primeros.

Capacitación

Aquí surgió la necesidad de capacitación específica al personal de la Pyme orientada al efecto y no a aquellos temas que no agregan valor (situación muy común).

De este modo se evitó continuar con capacitaciones sin sentido que fueron contratadas con anterioridad en temas que no aportaron nada.

En síntesis, los recursos han de aplicarse recién cuando se tenga muy en claro qué se hará, cómo se hará, cuando se hará, donde se hará, quién lo hará.

No antes, (salvo que solo se desee enriquecer a algún Consultor)

Riesgos Ocultos

El análisis de cada proceso nos permitió detectar riesgos ocultos.

También se nos revelaron varias oportunidades siendo una de ellas muy significativa en el área de Talleres que surgieron al modificar el sistema de mantenimiento preventivo

En esta PYME este fue un hecho muy sensible pues solo en camiones y máquinas ellos poseen más de cincuenta unidades.

Vista parcial del diagrama Gantt del nuevo sistema de mantenimiento

Logro de resultados 

Los riesgos siempre existen y no dejarán de hacerlo!

Lo importante consiste en identificarlos, medirlos y planificar su mitigación o eliminación.

Cuando en esta PYME descubrimos e identificamos los riesgos procedimos a evaluar su contención y control.

Los Riesgos Inherentes – mediante la aplicación de una Planeación  – los convertimos en Riesgos Residuales y desde allí comenzamos el proceso de su medición y control.

Matriz de Riesgos automatizada en Excel

Desarrollamos y automatizamos una Matriz de riesgos con cálculos matemáticos de los Riesgos Inherentes y para hacerlo creamos una plantilla en Excel que entregamos a la PYME

Otra Vista parcial de la automatización de la Matriz de riesgos con cálculos matemáticos de Riesgo Residual

¿Es posible disminuir y controlar los riesgos?

Sí es posible.

Todo comenzó cuando hicimos el diagrama de flujo en la etapa inicial

Más adelante continuó cuando desarrollamos el Mapa Estratégico de la PYME

Riesgos y Balanced Scorecard

Y como parte del Plan de la Mejora Continua incorporado en ISO 9001:2015 creamos los Objetivos Estratégicos que están naturalmente vinculados a Procesos y verificados por el Balanced Scorecard.

Dado que un proceso contiene los Riesgos identificados medimos numéricamente y en colorimetría
el resultado del estado de avance de cada plan para convertir Riesgos Inherentes en Riesgos Residuales.

En la figura siguiente puede observarse que los Riesgos afectan (o afectaban) a la perspectiva Cliente y a la perspectiva Procesos internos.

En la figura puede observarse que al poco tiempo solo quedaban dos riesgos en estado rojo mientras que cuatro riesgos ya se iban perfilando mitigándose con éxito.

Al ver el gráfico de tendencia se puede observar que los que aún incumplen pronto saldrán de ese estado.

Todas las mediciones se realizan en forma automática en el sistema informático que hemos creado para esta PYME.

Resultados y tendencias

La gestión de riesgos que hemos realizado más la certificación de normas de esta PYME
le ha permitido:

  • Crecimiento en su gestión,
  • Disminución de riesgos peligrosos,
  • Racionalización de gastos,
  • Cumplimiento de planes

entre otros beneficios.

Imagino que tú sabes que realizar Gestión de Riesgos no necesariamente requiere certificación en normas, puede desarrollarse independientemente, en este caso
a pedido del Gerente de la Pyme realizamos ambas actividades

Estado de los riesgos a los tres meses de la implementación

Ya se observa la disminución de los riesgos bajo control

  Vista parcial de los resultados por cada riesgo evaluado

Que se logró Concretamente

La PYME comenzó a controlar los riesgos y de este modo pudo re categorizar los mismos

Re categorizar significa que estos riesgos se podrían ver alterados porque se decide, por ejemplo, cambio en recursos.

También puede suceder que aparezcan nuevos riesgos al modificarse servicios o incluirse nuevas prestaciones pero todo esto fue controlado con el sistema informático que hemos creado para esta Pyme.

Hago una pregunta para Pymes y anticipo nueve respuestas

PREGUNTA:¿Por qué algunas empresas Pymes son reacias a la adopción de metodologías que las conducen a una certificación de normas o simplemente someter su gestión estratégica a la Mejora Continua?

NUEVE RESPUESTAS

  • Porque entienden que el gasto en Certificarse o encaminarse a una Gestión Estratégica ello es simplemente eso, un gasto y no una inversión.
  • Creen que sus presupuestos no permiten fácilmente pensar en el mediano y largo plazo sino en el día a día.
  • Piensan que las consultas realizadas a algunos consultores especializados en gestión empresarial les ofrecen un menú académico, elegante y complicado PERO sin proyección de resultados inmediatos a la vista.
  • Tienen una plantilla de personal es casi insuficiente y creen que no tienen tiempo más que para las tareas cotidianas.
  • No saben o no se les explica con claridad que es posible inducir al cambio mejorado sin alterar mayormente sus rutinas laborales.
  • Su problemática diaria les impide ver un horizonte más lejano.
  • No admiten que pueden lograr mayor fortaleza y certidumbre en la gestión.
  • Tienen dificultad para avizorar – al no mostrarle en un asesoramiento con base real – el crecimiento que otras PYMES SÍ LOGRARON – el acceder a mercados de mayor calidad y excelencia con mayores rendimientos económicos – financieros.
  • Algunos Consultores intentan convencer a los Gerentes PYMES que la solución está en Complejas soluciones académicas y no les presentan sistemas sencillos y más eficaces que son los que utilizan algunos consultores expertos en el tema.

Entonces QUÉdebe hacer el Gerente de la Pyme y CÓMO hacerlo?

El Gerente que sabe gerenciar no necesariamente necesita saber cómo certificarse en ISO o como crear un sistema de Riesgos.

Necesita encontrar apoyo en un Consultor experto que lo guie y acompañe en el proceso de implementar la ISO o incorporar el sistema de gestión de Riesgos

Es importante que el consultor aporte un sistema informático que automatice la Matriz de riesgos con cálculos matemáticos de Riesgo Residual

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El Ing. Alberto Romero dictará una Conferencia Magistral para ampliar conceptos presentados en este artículo y responderá preguntas de los participantes, presentará metodologías, plantillas en excel y mostrará como se utilizaron

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VIDEO GUIA DIDACTICA – PASO A PASO –

El Ing. Romero ha documentado en Videos toda una guía -paso a paso-  acerca de lo realizado para mitigar o eliminar riesgos

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 1: Guía diagramada gráficamente paso a paso del método para el tratamiento de riesgos

Que se hizo

  • Se confeccionó un diagrama de flujo del sistema de detección y tratamiento de riesgos operacionales, a) primario y b) interactivo

Que se logró

  • La comprensión del método paso a paso para la identificación y tratamiento de los Riesgos Inherentes

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 2: bases para la identificación de riesgos en la organización

Que se hizo

  • Se desarrolló la Matriz FODA para las normas ISO 9001, ISO 14001 Y OSHAS 18001
  • Se desarrolló el macro flujo de los procesos de la organización

Que se logró

  • Revelar el estado de la organización en cuanto a su ámbito interno y externo
  • La identificación pormenorizada de los procesos en los que hay que examinar y detectar los riesgos y las posibles mejoras que luego fueron tratados

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 3:  uso de herramientas clave para la observación de los riesgos

Que se hizo

  • Se desarrollaron los flujogramas de los procesos de todas las áreas bajo análisis.
  • Aquí se expone los flujogramas del área Compras (sub sistema Aprovisionamiento), Compras con Logística (Distribución), Movimiento de materiales, Flujo sub sistema consumo de combustible.

Que se logró

  • Poner en perspectiva cada una de las actividades, tareas y recursos dentro de los cuales se revelaron los riesgos y las futuras ventajas

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 4: cómo se vinculan los riesgos con los objetivos estratégicos y los indicadores de desempeño

Que se hizo

  • Se desarrolló la plantilla “Objetivos estratégicos y sus Índices de Desempeño vinculados”.

Que se logró

  • El relacionamiento entre Objetivos Estratégicos, Indicadores de Desempeño, Procesos y los riesgos identificados

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 5: método interactivo para mitigar o eliminar los riesgos

Que se hizo

  • Se desarrollaron las matrices “Identificación y captura de Riesgos Inherentes”
  • Se realizó la “Mitigación del Riesgo” convirtiendo los Riesgos Inherentes en Riesgos Residuales

Que se logró

  • El despliegue de cada riesgo inherente, su descripción y origen
  • Una matriz con ponderaciones y relaciones matemáticas de variables flotantes para ser utilizada en las diferentes reflexiones.
  • Esta matriz puede ser utilizada para simulaciones ilimitadas.

 Sun Tzu, Método científico,Plan Estratégico,Escenarios con validación matemáticaVideo 6: método interactivo para mitigar o eliminar los riesgos

Que se hizo

  • Se desarrollaron los Planes de Acción para mitigar mostrándose el riesgo número 26 “No realizar el Mantenimiento preventivo en tiempo”
  • Se desarrolló la planilla interactiva (para uso del usuario) “Simulador de mitigación de riesgos”
  • Se desarrollaron los resultados en una plantilla “Resultados y tendencias”

Que se logró

  • La aplicación de Planes de Acción con sus resultados en términos de disminución de los Riesgos Inherentes y su conversión a Riesgos Residuales
  • Crear un sistema de monitoreo permanente en forma numeral y bajo la técnica del BSC

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1 comentario en “¿Cómo Eliminar o Mitigar Riesgos con o sin ISO?”

  1. Muy útil este artículo mitigar riesgos futuros y mitigar o eliminar a los mismos, voy a participar y seguramente volveré a escribir para pedir ayuda. gracias!

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