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«Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se comparte»  –  Prof. Mario Héctor Vogel

ROI de la Capacitación: Un caso a resolver

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¿Te sientes capaz de resolver el desafío que te presentamos más abajo para definir cuál es el ROI (retorno de la inversión) de una capacitación?

Te anticipamos que la metodología para calcular el ROI de la capacitación solo la conocen 3 de cada 100 profesionales. Si tú lo haces, es una oportunidad para ser diferente.

Sabemos que en la mayoría de las organizaciones se conforman afirmando que es imposible calcular el ROI de la capacitación. Es una afirmación poco profesional, ¿no te parece?

Al no calcular este indicador, algunos deciden no capacitar basándose en que es un gasto y no una inversión. Por eso, el profesional que puede ayudar a tomar una decisión y dar respuesta a esta cuestión es aquel que sepa calcular el ROI de la capacitación.

¿Por qué no se calcula el ROI en Capacitación?

Porque se parte de una base errada. No es lo mismo calcular el retorno de una inversión financiera con variables financieras claras y de fácil obtención que una inversión en capacitación, donde el beneficio es un concepto subjetivo o intangible y no siempre claro.

Por eso, los procesos son diferentes y los razonamientos también. Todos los que pretenden calcular el ROI de la capacitación con la misma fórmula del ROI financiero fracasan.

Presta atenciónTe invitamos a compartir este artículo con los profesionales de Recursos Humanos de tu organización o con conocidos tuyos. Su opinión y expertise son muy valiosos e importantes en este tema.

Te presentamos también uno de los 3 ejercicios que tienen que resolver los participantes de nuestro seminario de formación en ROI de la Capacitación. Previamente, claro, les hacemos conocer la metodología para calcular el ROI de la Capacitación y les entregamos una demo del software para facilitar todos los cálculos.

Caso a resolver

La Empresa “Soluciones Integrales, C.A.” -dedicada a servicios de apoyo informático- atraviesa una profunda crisis financiera. En menos de 12 meses, ha bajado su participación del mercado de 62% a 25%.

Como no hay suficientes recursos financieros, el Gerente de Finanzas -junto a la Gerencia General- implementó un estricto control de gastos e inversiones que ha generado una suspensión generalizada de todo tipo de acción de capacitación para sus más de 150 trabajadores.

La crisis, día a día, sigue profundizándose y deciden contratar asesores expertos “que les ayuden a diagnosticar las raíces de la perdida de mercado y plantear las respectivas acciones correctivas”.

Tras un intenso estudio, se determina que una de las causas principales de pérdida de mercado es que las empresas competidoras mejoraron notablemente las competencias de los empleados del departamento de Empaque, mientras que “Soluciones Integrales” en esta empresa sigue contando con el mismo personal, pero sin actualizarse con las nuevas tecnologías ni exigencias del entorno.

La situación es realmente difícil. La directiva entiende que debe invertir en capacitar el personal del área de Empaque en nuevos modelos de servicios. ¿Pero con qué dinero?

Solicitan financiamiento a una entidad bancaria. Pero, con las altas tasas de interés, solo se podría comenzar en el próximo semestre capacitando a 2 empleados de un total de 20.

El gerente general reúne a los gerentes de Talento Humano y Finanzas y les pide que hagan un riguroso proceso de selección de los candidatos. Pero, sobre todo, una selección determinada por aquellos eventos de capacitación que ofrezcan el mayor retorno de la inversión en el mediano plazo.

Los gerentes se miran. Han realizado y conocen la forma de evaluar inversiones, pero en base a datos duros o de más fácil cuantificación. Pero no tienen idea de cómo calcular el ROI de una capacitación, por lo que el gerente general toma a su cargo el caso.

Como resultado de este planteamiento, se establece:

  1. Candidatos a la formación: Luis, Carlos, Andrés y Pedro
  2. Posibles cursos y costo por participante:
    a. Pensamiento creativo: $1500
    b. Decisiones en entornos cambiantes: $1200
    c. Planificación estratégica: $3500
    d. Control de gestión: $900
    e. Diferenciándonos de los competidores: $4000

Luego de un par de reuniones para identificar los beneficios esperados para cada uno de los posibles candidatos, se determina el siguiente cuadro:

Beneficio proyectado entre “Situación Presente” y “Situación a 9 meses”

ROI: Beneficio proyectado

Con base a esta información y si estuvieras en el lugar del gerente de finanzas o del de Talento Humano, ¿serías capaz de obtener el ROI? ¿Cuál sería, calculado en porcentaje? ¿Y en moneda?

37 comentarios en “ROI de la Capacitación: Un caso a resolver”

  1. Si eres empresario y tienes gente inteligente que potencialmente dará buenos resultados, la capacitación científica o profesionalizante que realices o pagues por ellos tendra un ROI ….INFINITO.

    En nuestro caso, las areas de capacitación selecionadas parecem ser las mas adecuadas (De acuerdo al rubro industrial)

  2. Si quisiera evaluarlo en terminos beneficios/costos deberia saber cuanto implica el movimiento total del mercado donde se mueve la empresa. Solo se dan porcentajes. En cambio en los cursos si se pueden establecer costos fijos. Luis estudiaria planificacion Estrategica y Carlos Toma de Decisiones y Control de Gestion. Si puedo capacito a Andres en Creatividad y Toma de decisiones en entornos cambiantes.
    Bueno yo evaluaria (con la limitación anterior) que en principio si tengo 20 empleados y capacito a 2 mejoro un 10 % mi problema. (Con el efecto multiplicador de la capacitación, la implementación por estos empleados de las nuevas tecnicas mejorara mucho este porcentaje).
    Como he perdido 37 % del mercado, mejorare en 10 % inicialmente despues de la capacitación. O sea recuperaré en principio 10 % de ese mercado. (Razonamiento: el 100 % de mi problema reside en el mal desempeño de estos 20 empleados que debo mejorar).

    • Ciertamente, María Inés, una de las claves para calcular el ROI de la Capacitación es bajar a tierra conceptos que suelen ser a veces abstractos en intangibles para afinar el valor del beneficio. Tu interpretación es valida, pero es solo una parte del todo considerado Beneficios. Te felicito por cuanto el primer paso para obtener «El afinar el valor del beneficio» es sacudirse la inercia de «No se puede» y veo -por tu forma de interpretarlo- que estás más cerca de llegar a la solución. No obstante, la visión y los conocimientos que lograrías en el seminario, te enriquecerán aun más sobre las formas de calcular los beneficios y ¿por que no? tus ideas y aportes puedan enriquecer aun más el modelo.

    • Gracias, Arturo, por tu respuesta. Si partimos de la base de que la fórmula del ROI es Beneficio/Costo, notarás que en el articulo existe información del Beneficio y del Costo. El beneficio no está dado en términos cuantitativos sino cualitativos y, por tanto, pareciera que son simples apreciaciones. Precisamente, en el seminario, enseñamos una metodología que facilita transformar beneficios cualitativos en cuantitativos y de allí se solventa buena parte de la problemática común.

  3. Hola
    Con los datos que se muestran, el resultado puede resultar muy sesgado, así que me voy a centrar en los datos cuantitativos puros y duros:
    Luis.- Inversión 11100€ Retorno 5200€ 47% ROI
    Carlos.- Inversión 11100€ Retorno -650€ -6%ROI
    Andrés.- Inversión 11100€ Retorno 4100€ 37%ROI
    Pedro.- Inversión 11100€ Retorno -1050€ -10%ROI
    ROI total.- Inversión 44400€ Retorno 7600€ 17%ROI

    A la vista de las previsiones yo optaría por desconvocar a cada uno de los cursos donde se prevé un empeoramiento de cada empleado y donde no se prevee ningún retorno, con lo que el cuadro quedaría:

    Luis .- Inversión 8700€ Retorno 6100€ 70%ROI
    Carlos.- Inversión 3600€ Retorno 2850€ 80%ROI
    Andrés.- Inversión 6700€ Retorno 4100€ 61%ROI
    Pedro.- Inversión 5900€ Retorno 2950€ 50%ROI

    ROI total.- Inversión 24900€ Retorno 16000€ 64% ROI

    Vuelvo a decir que este ROI es muy teorico, no tiene en cuenta factores como:
    – Impacto en el mercado
    – Impacto directo en la facturación por aumento de eficiencia.
    – Motivación del personal afectado (Un curso motiva)
    – Disminución de costes debidos a No Conformidades.
    – Etc.. (Estoy seguro que dada la rapidez de la respuesta, algún aspecto se me escapa)

    Espero haber ayudado

    Saludos

    • Miguel Ángel: no pienses que eres el único que considera que esto del ROI es muy teórico. Te comprendemos. Ciertamente, la naturaleza del tema nos lleva a pensar eso por inercia. No obstante, los que aprenden a manejar la metodología que utilizamos nosotros, los lleva a cambiar de opinión. Gracias por tu intervención.

  4. Prof. Vogel le envio mis consideraciones teoricas con respecto al tema en cuestion:

    Asunto: Instrucción en el Área de Empaque en nuevos modelos de servicios.

    1. Se debe hacer un diagnostico del Area de empaque para medir indicadores de gestion fundamentales como: eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos.

    2. Determinado el nivel de desempeño del area por medio de sus indicadores de gestion, racionalizar los procesos del area de empaque, determinando los indicadores optimos o deseados de desempeño con una tabla de cuantificacion de pronosticos progresivos.

    3. Las personas propuestas para el entrenamiento los cuales deben pertenecer al area de empaque. A cada uno de estos trabajadores se le debe medir su rendimiento e impacto en el desempeño de su labor con indicadores de gestion perfectamente definidos en los procesos.

    4. El punto de partida para la medicion del ROI en la capacitacion, estara ligado a las mejoras que experimente el resultado de los indicadores de gestion a alcanzar por los procesos criticos de exito con el nuevo desempeño del trabajador una vez recibido el nuevo entrenamiento.

    • Interesante tu enfoque, Iván. No obstante y dado que la fórmula del ROI es Beneficio/Inversión, sería bueno precisaras un poco más cómo determinar el Beneficio en moneda, a consecuencia de un esfuerzo de Capacitación. De seguro que, con el marco de referencia que tienes, enriquecerás mucho más esta temática.

  5. Propondía crear una escala de calificación para evaluar esa matriz de Beneficio proyectado de Beneficio proyectado entre “Situación Presente” y “Situación a 9 meses”. para tener un referente del siguiente paso a dar.

  6. El ROI es mejor en el curso de Decisiones en entornos cambiantes, sin embargo, por el capital disponible y el impacto se puede considerar la segunda mejor opción que es pensamiento creativo

  7. Si bien los datos están incompletos, dado que no se sabe las funciones de cada funcionario identificado. Por ende no sabemos, qué es lo que necesita saber para desempeñar sus funciones, ni que valor puede llegar a tener esa capacitación en el desarrollo de sus funciones. En una valoración lisa (promedios) aparentemente Carlos y Andres fueron los que han tenido mejor aprovechamiento y reportado mejores beneficios a la empresa. Por otro lado, los cursos de Pensamiento Creativo y Toma de Decisiones parecen ser los que han reportado mejores beneficios, los demás cursos no han tenido el impacto deseado. Entonces si Carlos y Andres tuvieron el mejor aprovechamiento, se puede evaluar el impacto de los mismos en la rentabilidad de la empresa.

    • Héctor: agradecemos tu comentario, pero eso que denominas en forma lisa o genérica es lo que justamente queremos evitar. Nosotros trabajamos con una metodología para no quedarnos en percepciones generales, buscamos orientarnos hacia una cuantificación del beneficio un poco más precisa.

  8. Con respecto a la capacitación: Luis estudiaría Planificación Estratégica y Carlos Toma de Decisiones en entornos cambiantes, lo que significa que estoy mejorando un 10% la participación en el mercado, como indicó María Inés, si tomamos referencia el total de empleados del departamento de embalaje contra los capacitados pero aquí aclaro que esta mejora es mensual, es decir, al cabo de nueve meses que es el período que se toma para evaluar los resultados tenemos que hemos mejorado la participación en un 29% ( 29,12 para ser exactos) si acumulamos ese 10% de mejora mes a mes alcanzando 54, 12% de participación al final del período. Esto me lleva entonces a afirmar que en moneda debo multiplicar los beneficios por el factor 1.30, derivado de dividir 5.681,28 $ que representa el beneficio entre 4.400,00 $ que es el valor de la capacitación.

  9. Desde mi punto de vista se debe considerar los costos de oportunidad es decir el incremento de las ventas si aplicamos la capacitación versus el incremento de de las ventas si no aplicáramos la inversión en capacitación, y a ese incremento de las ventas ponderarle en base a los factores que intervienen, posteriormente dividir el porcentaje de ventas ponderado de la participación de la capacitación para lo que se invirtió inicialmente en la ponderación.

    • Excelente Paola. Se te puede facilitar mucho más el seminario por cuanto tienes nociones y conceptos claros como lo es lo referido a lo que dejamos de ganar. Solo que te recordaríamos que una capacitación no solo puede medirse en su beneficio por la proyección de ventas. También puede ser por ahorros, optimización de costos, sanciones evitadas, etc.

  10. Buen día
    En base a la tabla:
    Si se piensa que esa es la proyección en base a estudios de desempeño o a la simple observación de una vez elimino a los siguientes: Andrés y Pedro, ¿porque?, si se cuenta con 150 empleados, antes de tomar decisiones de quien tomara el curso se evalúa el desempeño y de ahí se arrojan resultados más reales; así que con este cambio se realizaría la búsqueda de personas con mejores habilidades de pensamiento creativo y de diferenciación entre los competidores, que al menos no en los otros temas al igual comprendan su enfoque y haya ligera mejora, para formar un equipo de trabajo especializado en el desarrollo de estrategias de calidad, con un experto en cinco rubros tan importantes en el mercado.
    La calidad, eficiencia y eficacia son indicadores de suma importancia. (Esto para conocer que las habilidades otorgadas a los colaboradores hayan sido de mejora a la empresa.
    Una vez determinados los candidatos, nos enfocamos en Costo/Beneficio, si el curso cuesta en total 44,400.00 por los nueve meses y en esos nueve meses estarán “incapacitados para poder tomar el curso lo más enfocados posibles”, pienso que podemos medir el ROI a partir de los 5 meses de finalizado el curso, ¿Por qué?,
    Para esto se generara un plan de trabajo o de mercadotecnia:
    Si la inversión como ya se comentó fueron de 44,400.00, entonces ¿qué porcentaje debemos de proyectar para recuperar la inversión y el porcentaje de utilidad a esta misma?,
    Primer mes, finalizado el curso.
    Establecimiento de objetivos, objeto de análisis y ejecución, planificación estratégica, y comunicación.
    Estrategia de empaque:
    Pensamiento creativo, planificación estratégica, diferenciación y la toma de decisiones, estos conocimientos serán importantísimos a la hora de crear objetivos y elegir el mejor producto a comercializar y el control de gestión para administrar todo lo planeado en la misma.
    Segundo – Quinto mes.
    Ejecución de la estrategia.
    Para esto, proyectar un 25 % que en cada mes a través de la nueva estrategia para generar 11,100.00; que es la cantidad que se invirtió en cada curso.
    Todo esto basado a proyecciones de acuerdo a las habilidades y conocimientos adquiridos en los 9 meses anteriores.
    A parte que finalizando estas campañas de ROI, los mismos capacitados darles un apoyo extra para que capaciten a los mismos compañeros colaboradores de la empresa y así disminuir los costos de capacitación posteriores y generar mejores elementos, con aptitudes y actitudes valiosas para ellos y la empresa.
    Gracias por compartir.

    • Miguel: ten presente, por favor, que el Gerente General ha sido muy categórico en el sentido de que aprobara los nombres de los candidatos. Es decir, se hará la selección en base al ROI. Por tanto, aunque compartimos criterios de indicadores para evaluar desempeño, el tema de fondo es cómo cuantificar lo cualitativo, lo que suele parecer abstracto. Si no precisamos la forma de cuantificar el beneficio, será muy difícil determinar el ROI. No obstante, gracias por tu intervención y aporte.

  11. SITUACIÓN COSTO 1.500 1.200 3.500 900 4.000 11.100
    LLEGADA 44.400
    PC TD PE CG DC TOTAL
    Luis 0 2 4 -2 2 6
    Carlos 2 4 -2 4 0 8
    Andres 4 2 0 0 2 8
    Pedro 2 0 2 2 -2 4
    TOTALES 8 8 4 4 2 26
    Le puse un 4 a Alta y así sucesivamente como se ve en el cuadro, por lo que si salgo de una situación de 0 puntos hoy llego a una situación nueva de 26 puntos haciendo cursos solo donde tengo resultado positivo, hago 12 cursos sobre 20 posibles y obtengo un excelente rendimiento sobre la inversión efectuada.

  12. Asignando un porcentaje de retorno sobre la inversión de: 50% empeora, 100% sin cambio, 150% ligera mejora y 200% para alta mejoría (hice simulación con un porcentaje mayor a las 2 de mejora) se obtiene un retorno sobre la inversión mayor para el curso Diferenciándonos de los competidores y para Planificación estratégica. Se debe escoger a que personas enviar estos cursos y por mayor retorno sobre la inversión la decisión sería enviar al primer curso a Andrés con un ROI de $6.000 y al otro curso a Luis $7.000 y esta sería el mayor ROI posible de $13.000 que sería del 173% menos el costo de financiación.
    Me queda duda de como cuantificar esta decisión con la recuperación del mercado. Gracias

    • Amigos: gracias a todos por responder y participar de este ejercicio. El ROI de la Capacitación se calcula con la fórmula Beneficio / Costo. En el ejercicio está claramente definido el costo para cada participante, pero el beneficio viene dado en forma cualitativa. La clave de este desafío está en cómo cuantificar lo que, por lo regular, viene dado en términos cualitativos. Aunque valoramos los esfuerzos de solución y participación, asignando tentativamente valores del ROI no se puntualiza cómo se determina el nivel de beneficio. Sería bueno que se focalicen en indicar cómo cuantificar el beneficio cuando se está dando expresado en términos cualitativos.

    • Álvaro: Como la empresa es parte de un sistema, por supuesto que una capacitación de alguna forma influye o incide en los ingresos o beneficios de una empresa. Lo que sucede es que, mientras que el ROI vincula más estrechamente en qué proporción lo invertido para capacitación se traduce en beneficios, el ROE y ROA son ratios que vinculan beneficios con Total en Activos y con Patrimonio. Identificar la utilización de Activos o la utilización de Capital que se vincula con una capacitación es una labor más indirecta. Si bien es posible calcular, el procedimiento sería más largo y complejo.

  13. La determinación del ROI en la capacitación parte de dos modelos: el modelo de 4 niveles del Dr. Donald Kirkpatrick para evaluar la formación de los Recursos Humanos y la agregación de un 5to nivel (precisamente el cálculo del ROI) del Dr. Jack Phillips. Este último desarrolló un metodología llamada Phillips ROI MethodologyTM, la cual ofrece una manera práctica no sólo de determinar ex-post el ROI de un programa o iniciativa de capacitación, sino preveer (ex-antes) el potencial de rentabilidad de dicho programa antes de que los fondos comprometidos. Su metodología consta de diferentes fases para su determinación e implementación en una organización (para interesados pueden ver la misma en «ROI Institute, Inc»).
    La fórmula para su cálculo es: ROI = ((Beneficios totales del programa – Costo total del programa)/Costo total del programa)*100 o (Beneficios netos del programa/Costo total del programa)*100.

    • Jorge: Ciertamente el modelo del Dr. Donald Kirkpatrick es quizás el más famoso y no en vano ha tenido una vigencia de más de 4 decadas. De los cuatro niveles que presenta, los dos últimos (Comportamiento y Resultados) son los considerados los más interesantes por la mayor parte de las organizaciones, pero -a la vez- las que menos se aplican por la dificultad que admiten implica esa evaluación. Ésa es una de sus máximas debilidades. Donald dejó abonado el camino para que el Dr. Phillips presentara el quinto nivel asociado a una metodología para medir ROI. En el seminario que promocionamos en el Club Tablero de Comando, nos diferenciamos por bajar a tierra esos conceptos de beneficios integrales, pero con una facilidad notable, gracias al software que utilizamos. El aporte de Kirkpatrick es importante para la evaluación de los esfuerzos de capacitación, pero se convirtió en insuficiente para el entorno organizacional caracterizado por multiplicidad de variantes. El modelo de Phillips está más en linea con nuestra filosofía, solo que lo facilitamos aun más mediante software que ayuda a la cuantificación de beneficios de naturaleza intangible.

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